Pontifexx Paddock Intelligente documentatie
Vind de juiste informatie in technische documentatie
Maak handleidingen, tekeningen, werkinstructies en andere technische bestanden centraal doorzoekbaar.
De uitdaging
Technische kennis is aanwezig,
maar lastig te vinden
Onderhoudsorganisaties beschikken vaak over grote hoeveelheden documentatie. Denk aan handleidingen, technische tekeningen, onderhoudsinstructies, storingsinformatie en veiligheidsdocumenten.
Deze bestanden staan verspreid over mappen, SharePoint en andere systemen. Bestandsnamen zijn niet altijd duidelijk en documenten zijn niet consequent aan installaties gekoppeld.
Hierdoor kost het medewerkers veel tijd om de juiste informatie terug te vinden. Soms blijft waardevolle kennis zelfs volledig buiten beeld, terwijl het document wel binnen de organisatie aanwezig is.
Centrale toegang tot documentatie
Zoek op inhoud in plaats van
alleen op bestandsnaam
De Documenten Tool maakt technische documentatie centraal doorzoekbaar. Bestanden worden niet alleen gevonden op basis van hun titel of bestandsnaam, maar ook op basis van de inhoud.
Een gebruiker kan gericht zoeken of een vraag stellen. De tool doorzoekt vervolgens de beschikbare documentatie en brengt relevante informatie naar voren.
Hierdoor hoeven medewerkers niet langer te weten in welke map een document staat of hoe het bestand precies is genoemd.
Hoe werkt het?
Van verspreide bestanden naar bruikbare informatie
-
01
Documentenbronnen koppelen
We bepalen welke documentatie en systemen beschikbaar moeten worden gemaakt, zoals Ultimo en SharePoint.
-
02
Inhoud indexeren
De tool verwerkt de inhoud van de beschikbare documenten, zodat deze gericht kan worden doorzocht.
-
03
Zoeken of een vraag stellen
De gebruiker zoekt op een onderwerp, installatie, storing, onderdeel of concrete vraag.
-
04
Relevante informatie vinden
De tool brengt informatie uit de beschikbare documenten naar voren.
-
05
De bron controleren
De gebruiker kan teruggaan naar de gebruikte documentatie om de informatie in de oorspronkelijke context te bekijken.
Wat kunt u doorzoeken?
Eén ingang voor verschillende
soorten informatie
De Documenten Tool kan worden gebruikt om informatie te vinden in onder andere:
Welke documenten beschikbaar worden gemaakt, bepalen we samen op basis van uw systemen en informatiebehoefte.
- Technische handleidingen
- Werkinstructies
- Onderhoudsinstructies
- Technische tekeningen
- Storingsinformatie
- Veiligheidsdocumentatie
- Informatie over installaties en onderdelen
Wat levert de Documenten tool op?
Maak aanwezige kennis toegankelijk
Minder zoektijd
Doorzoek verschillende documentbronnen vanuit één centrale omgeving.
Zoeken op inhoud
Vind informatie zonder de exacte bestandsnaam of opslaglocatie te kennen.
Toegang tot bestaande kennis
Maak documentatie bruikbaar die al binnen uw organisatie aanwezig is.
Meer samenhang
Vind relevante documenten bij installaties, storingen en technische onderwerpen.
Controleerbare informatie
Ga vanuit een gevonden antwoord terug naar de oorspronkelijke documentatie.
Aansluiting op Ultimo en SharePoint
Gebruik documentatie uit
bestaande omgevingen
De Documenten Tool kan koppelingen maken met onder andere Ultimo en SharePoint. Daardoor hoeft technische documentatie niet eerst handmatig naar één nieuwe map te worden verplaatst.
Tijdens het voortraject bepalen we welke bronnen nodig zijn, welke documenten mogen worden gebruikt en hoe medewerkers toegang krijgen tot de informatie.
Veilig omgaan met informatie
Bedrijfsdocumentatie
blijft afgeschermd
De AI-functionaliteiten werken via afgeschermde enterprise services met private verbindingen. Uw bedrijfsinformatie wordt niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van openbare AI-modellen.
Welke documenten een gebruiker kan doorzoeken, hangt af van de gekozen inrichting en beschikbare toegangsrechten.
Veelgestelde vragen over de Intelligente Documentatie
-
Nee. De Documenten Tool kan worden gekoppeld aan bestaande bronnen, waaronder Ultimo en SharePoint.
-
Ja. Documenten worden op basis van hun inhoud geïndexeerd. Hierdoor is de zoekfunctie niet beperkt tot bestandsnamen.
-
Ja. Een gebruiker kan gericht zoeken of een vraag stellen over de beschikbare documentatie.
-
De inhoud van documenten kan helpen om relevante documentatie bij een installatie te vinden, ook wanneer deze relatie nog niet gestructureerd is vastgelegd. De mogelijkheden hangen af van de beschikbare informatie.
-
Nee. Uw bedrijfsinformatie wordt niet gebruikt voor het trainen of verbeteren van openbare AI-modellen.
Hoe snel vinden uw medewerkers het juiste document?
Tijdens een demonstratie laten we zien hoe de Documenten Tool grote hoeveelheden technische documentatie doorzoekbaar en bruikbaar maakt.
Klantcases
Impact in de praktijk
Bekijk hoe organisaties met Paddock onderhoudsdata vertalen naar concrete inzichten en gericht werken aan betere onderhoudsprestaties.
